Mandaty i punkty karne – kto odpowiada, gdy autem z leasingu jeździ pracownik?
Mandaty w autach leasingowych to temat, który budzi wiele wątpliwości, zwłaszcza gdy sprawcą wykroczenia jest pracownik firmy korzystającej z finansowania. Kto w takiej sytuacji powinien zapłacić karę? Na to pytanie odpowiadamy w naszym tekście.
Z artykułu dowiesz się o:
Kto jest formalnym właścicielem pojazdu i jak to wpływa na odpowiedzialność?
W leasingu właścicielem pojazdu jest leasingodawca – to jego dane widnieją w dowodzie rejestracyjnym. Jednak to leasingobiorca jest użytkownikiem auta i to on (lub osoba, której powierzył prowadzenie pojazdu) ponosi odpowiedzialność za wykroczenia. Organy ścigania wysyłają więc pierwsze wezwanie do właściciela – czyli firmy leasingowej – a ta z kolei wskazuje, kto faktycznie korzystał z auta.
Mandaty i punkty karne – zasady ogólne
Mandaty w Polsce mają podwójny wymiar: finansowy (określona kwota kary) i punktowy (od 0 do 15 punktów karnych). Punkty przypisuje się wyłącznie do osoby kierującej pojazdem, więc firma leasingowa nie może ich „przejąć” – prędzej czy później ustalony zostanie faktyczny kierowca.
Do najczęstszych powodów wystawienia mandatów w autach leasingowych należy:
- przekroczenie prędkości – zwłaszcza na drogach ekspresowych i w terenie zabudowanym, gdzie często stoją fotoradary,
- nieprawidłowe parkowanie – w miastach przyczyną bywa brak miejsc postojowych, a w efekcie postój w miejscu niedozwolonym lub bez biletu parkingowego,
- przejazd na czerwonym świetle – często rejestrowany przez kamery w ramach systemów ITS,
- korzystanie z telefonu w trakcie jazdy – wykroczenie kosztowne i punktowane, a nadal nagminne.
Mandaty z fotoradaru w leasingu – najczęstsze mity
Wielu kierowców uważa, że jeśli auto jest leasingowe, to system „nie złapie” sprawcy lub sprawa rozejdzie się po kościach. Nic bardziej mylnego. Oto najpopularniejsze mity:
- „Firma leasingowa zapłaci za mnie” – leasingodawca nigdy nie bierze na siebie punktów ani mandatów karnych. Może jedynie opłacić karę w imieniu klienta (np. gdy chodzi o opłatę dodatkową za parkowanie) i doliczyć to z nawiązką do faktury.
- „Fotoradar mnie nie rozpozna” – w przypadku przekroczenia prędkości system rejestruje zarówno tablice, jak i wizerunek kierowcy. A jeśli zdjęcie jest niewyraźne, policja i tak poprosi o wskazanie osoby prowadzącej pojazd.
Jak wygląda rozliczanie mandatów i kar w firmie leasingowej?
Procedura jest dość prosta: leasingodawca otrzymuje wezwanie, identyfikuje użytkownika pojazdu na podstawie umowy i przekazuje jego dane organowi wystawiającemu mandat. Często pobiera przy tym opłatę administracyjną za obsługę pisma – od kilkudziesięciu do nawet kilkuset złotych.
Czy firma leasingowa może wypowiedzieć umowę z powodu dużej liczby mandatów?
Formalnie jest to możliwe, ale rzadko stosowane. W umowach leasingowych często znajdują się klauzule mówiące o wypowiedzeniu umowy z powodu „istotnego naruszenia warunków” lub „działania na szkodę przedmiotu leasingu”. Jeśli bardzo duża liczba mandatów wynika z rażącego zaniedbania, nieodpowiedzialnego użytkowania lub ignorowania przepisów, firma leasingowa może to potraktować jako zagrożenie dla wartości i stanu pojazdu i rozważyć wypowiedzenie umowy. Jednak jest to raczej ostateczność i wymaga konkretnego zapisu umowy.
W praktyce mandaty są dla leasingodawcy źródłem dodatkowego dochodu. Firmy leasingowe zarabiają nie tylko na ratach leasingowych, ale też często na opłatach dodatkowych — np. opłatach za obsługę mandatów, prowizjach za windykację, czy na karnych opłatach umownych. Z tego powodu „wysoka liczba mandatów” to dla nich raczej element biznesowy do obsłużenia niż powód do rezygnacji z umowy. Jednak w przypadku bardzo dużej skali problemów leasingodawca może reagować bardziej stanowczo, zwłaszcza jeśli mandaty są oznaką niewłaściwego użytkowania auta. I tak:
- może zacząć wymagać od leasingobiorcy ścisłej kontroli kierowców i stosowania procedur zapobiegających łamaniu przepisów drogowych,
- może wprowadzić wyższe opłaty administracyjne,
- może negocjować dodatkowe zabezpieczenia umowne.
Jak wygląda rozliczanie mandatów po stronie leasingobiorcy?
Firma leasingowa wysyła do leasingobiorcy pismo z informacją o wykroczeniu drogowym, wskazując datę, miejsce oraz okoliczności zdarzenia. W treści wezwania znajduje się prośba o wskazanie osoby kierującej pojazdem lub o przyjęcie mandatu w terminie 7 lub 14 dni od daty doręczenia.
Leasingobiorca powinien wtedy sprawdzić, kto prowadził pojazd w momencie wykroczenia – najczęściej będzie to jeden z pracowników lub osoba uprawniona do korzystania z auta - a następnie wskazać tę osobę, podając jej dane (imię, nazwisko, numer prawa jazdy).
Niedopełnienie tych kroków może skutkować nie tylko nałożeniem mandatu na leasingobiorcę, ale również dodatkowymi karami finansowymi za nieudzielenie informacji.
Zgodnie z artykułem 96 § 3 Kodeksu wykroczeń, osoba, która wbrew obowiązkowi nie wskaże na żądanie uprawnionego organu, komu powierzyła pojazd do kierowania lub używania w oznaczonym czasie, podlega karze grzywny. Jej wysokość może wynosić od 20 zł do 5000 zł, niemniej w praktyce, w zależności od okoliczności, kara może wzrosnąć. Przykładowo - jeśli niewskazanie kierującego wiąże się z zagrożeniem bezpieczeństwa w ruchu drogowym, kara może wynosić od 2000 zł do 8000 zł.
Mandat w leasingu – czy można go zaliczyć do kosztu podatkowego?
W polskim systemie podatkowym kosztem uzyskania przychodu mogą być tylko te wydatki, które są poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodu. Tymczasem mandat to kara pieniężna nakładana za naruszenie przepisów, a nie wydatek poniesiony w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Reasumując, mandat ma charakter sankcji za niewłaściwe zachowanie (np. przekroczenie prędkości czy parkowanie w niedozwolonym miejscu) i nie jest związany z działalnością operacyjną firmy - tym samym nie można go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w rozliczeniach podatkowych.
Jak rozliczać mandaty wewnątrz firmy
W firmach posiadających flotę dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie jasnej procedury zgłaszania wykroczeń. Dzięki temu nie ma wątpliwości, kto kierował pojazdem w chwili zdarzenia, a sama obsługa mandatu przebiega sprawnie i bez zbędnych opóźnień.
Przykład prostej procedury zgłaszania wykroczeń:
- Odbiór zawiadomienia – dział administracji lub osoba odpowiedzialna w firmie za flotę rejestruje datę i numer sprawy po otrzymaniu pisma od organu lub leasingodawcy.
- Identyfikacja kierowcy – następnie ustala, kto korzystał z pojazdu w danym czasie (na podstawie harmonogramu, systemu GPS lub rezerwacji auta).
- Powiadomienie pracownika – w dalej kolejności przesyła krótki formularz e-mail lub wiadomość w firmowym komunikatorze do kierowcy, który prowadził auto.
- Uzupełnienie dokumentów – w następnym kroku przekazuje jego dane organowi w ustawowym terminie (zwykle 7 dni).
- Rozliczenie kosztu – potrącenie kwoty mandatu z wynagrodzenia (jeśli przewiduje to regulamin pracy) lub rozliczenie w inny, ustalony sposób.
- Archiwizacja – zachowanie kopii dokumentów, aby w razie kontroli udowodnić prawidłowe i terminowe działania.
Usługa „zarządzanie mandatami” – co to jest i jak działa?
Coraz więcej firm leasingowych, operatorów kart paliwowych oraz firm wynajmu aut wprowadza do swojej oferty płatną usługę „zarządzania mandatami”. To rozwiązanie, które dla wielu przedsiębiorstw zarządzających flotą staje się ważnym wsparciem w codziennym funkcjonowaniu. Dzięki niej leasingobiorcy mogą zmniejszyć obciążenie administracyjne, zminimalizować ryzyko kar finansowych i zwiększyć kontrolę nad kosztami związanymi z wykroczeniami drogowymi.
„Zarządzanie mandatami” to kompleksowe przejęcie przez finansującego (leasingodawcę, firmę wynajmu lub operatora karty paliwowej) obsługi procesów związanych z mandatami otrzymywanymi przez pojazdy w firmowej flocie. Obejmuje to m.in.:
- odbiór i weryfikację mandatów dotyczących aut będących w leasingu lub wynajmie,
- identyfikację kierowcy pojazdu na podstawie wewnętrznych baz i rejestrów,
- obsługę płatności mandatów w imieniu leasingobiorcy lub firmy korzystającej z auta,
- koordynację odwołań od mandatów w razie uzasadnionych wątpliwości prawnych,
- raportowanie klientowi o wszystkich zdarzeniach związanych z mandatami.
Podsumowanie
Mandaty w leasingu to temat, który wymaga precyzyjnego rozumienia odpowiedzialności prawnej i procedur rozliczeniowych. Formalnym właścicielem pojazdu jest leasingodawca, ale to użytkownik – najczęściej pracownik leasingobiorcy – odpowiada za wykroczenia drogowe. Procedura przekazywania mandatów obejmuje identyfikację kierowcy, a także często wiąże się z dodatkowymi opłatami za obsługę ze strony firmy leasingowej. Warto przy tym pamiętać, że brak współpracy ze strony leasingobiorcy, np. niewskazanie sprawcy wykroczenia, może skutkować poważnymi karami finansowymi. Dlatego tak ważne jest ustalenie jasnych procedur zgłaszania i rozliczania mandatów, by chronić zarówno firmę, jak i pracowników. W ten sposób można skutecznie minimalizować ryzyko finansowe i organizacyjne związane z wykroczeniami drogowymi w firmowej flocie.
